Persiapan yang Perlu dilakukan Sebelum Menyewa Kantor

Persiapan yang Perlu dilakukan Sebelum Menyewa Kantor – Mempunyai kantor memang menjadi impian setiap pemilik bisnis. Namun pada kenyataannya tidak semua orang bisa langsung memiliki kantor sendiri ketika mendirikan bisnis. Menyewa ruang kantor menjadi salah satu solusi untuk masalah perkantoran ini karena lebih efisien dan hemat biaya.

Sekarang ini pilihan sewa kantor sudah banyak dengan berbagai macam fasilitas mulai dari ruang meeting TAT, akses internet yang cepat, hingga ruang gym dan sebagainya. Bahkan karena banyaknya pilihan ruang kantor, memilih salah satu yang sesuai dengan bisnis menjadi tantangan tersendiri.

Lakukan ini sebelum menyewa kantor

Bila anda sudah yakin dengan pilihan menyewa kantor, lantas jangan terburu-buru untuk pindah atau menandatangani kontrak. Lakukan beberapa hal berikut ini sebelum anda menyewa ruang kantor.

Baca surat perjanjian dengan teliti

Sewa menyewa juga menggunakan surat perjanjian atau surat kontrak. Didalam surat ini biasanya memuat perihal menyewa ruang kantor seperti hak dan kewajiban penyewa dan pemilik, masa kontrak, perawatan dan perbaikan kantor, dan sebagainya. Anda juga perlu mencermati juga perihal pemutusan kontrak sewa sepihak yang dilakukan pemilik maupun penyewa. Pastikan tidak ada hal yang merugikan bisnis anda karena setelah anda tanda tangan, anda akan terikat dengan kontrak tersebut.

Pemilik atau bukan?

Sebelum menandatangani dokumen atau surat perjanjian apapun, pastikan bila anda tahu dengan siapa urusan kontrak tersebut. Apakah anda membuat kontrak dengan pemilik langsung, dengan broker, atau dengan pihak lain yang diutus pemilik. Jangan sampai sewa ruang kantor menjadi rumit dan bermasalah karena anda tidak mengetahui dengan siapa membuat perjanjian atau malah berurusan dengan orang yang salah.

Negosiasikan harga

Biasanya bila menyewa ruang kantor dalam jangka waktu yang lama, pemilik akan memberikan harga yang berbeda dengan biaya sewa kantor perbulan. Jangan ragu untuk bernegosiasi bila memang hendak menyewa kantor dalam jangka waktu diatas 5 tahun. Siapa tahu anda bisa mendapatkan harga sewa yang lebih murah lagi.

Cek gedung dan fasilitas

Meskipun anda sudah cocok dengan harga sewa ruang kantor, namun anda wajib melihat lokasi secara langsung. Lihat terlebih dahulu kondisi gedung apakah layak digunakan dan tidak perlu perbaikan lagi. Bila perlu perbaikan, tanyakan apakah pemilik mau melakukan perbaikan atau anda yang harus melakukannya.

Selain itu, pastikan pula ruang kantor mempunyai fasilitas yang anda butuhkan. Misalnya ruang kantor yang sudah dilengkapi dengan meja dan kursi serta peralatan perkantoran lain. Hal ini karena peralatan kantor juga tidak murah, jadi bila disediakan oleh pemilik akan lebih bagus.

Perlu renovasi atau tidak

Bila menyewa ruang kantor di dalam kompleks gedung perkantoran biasanya tidak memerlukan renovasi. Kalaupun memerlukan renovasi biasanya hanya sedikit saja untuk menyesuaikan dengan identitas bisnis anda. Namun bila memilih sewa kantor yang kosongan seperti ruko atau perumahan, tentu anda perlu melakukan renovasi.

Renovasi yang dilakukan biasanya meliputi penyesuaian gedung menjadi ruang kantor dan pemasangan atribut bisnis. Sebelum melakukan renovasi, sebaiknya tanyakan pada pemilik berapa lama waktu yang diberikan untuk renovasi. Misalnya awal tanggal kontrak anda 1 Januari. Apakah renovasi dilakukan sebelum atau sesudah tanggal kontrak tersebut? Atau renovasi termasuk juga dalam durasi menyewa. Masalah seperti ini harus ditanyakan dengan jelas sehingga tidak menimbilkan salah paham dan menghambat bisnis anda.

Cek properti kantor

Bila pemilik menyewakan ruang kantor lengkap dengan fasilitasnya, anda perlu mengecek fasilitas tersebut. Pastikan bila properti kantor dalam keadaan baik dan layak pakai. Sehingga anda bisa memastikan bila ada kerusakan agar segera diperbaiki oleh pemilik. Meskipun anda membutuhkan ruang kantor, namun pastikan tidak langsung terburu-buru tanpa melihat detail kecil seperti ini karena bisa menghambat kelancaran bisnis.

Biaya bulanan kantor

Ruang kantor juga membutuhkan biaya bulanan seperti biaya listrik, air, internet, dan sebagainya. Biaya bulanan ini akan menjadi tanggungan anda setiap bulan. Oleh karena itu sebaiknya tanyakan pada pemilik berapa kisaran pengeluaran bulanan ini agar mempermudah anda menghitung anggaran pengeluaran. Jangan sampai pengeluaran bulanan membuat penghasilan anda kacau karena tidak seimbang dengan pemasukan perusahaan.