Checklists Perencanaan Ruang Meeting Profesional Anda

Checklists Perencanaan Ruang Meeting Profesional Anda – Senin pagi sepertinya selalu menjadi hari yang ditakuti dalam seminggu apalagi setelah Anda menikmati akhir pekan bersama keluarga dan teman-teman, awal dari rutinitas yang tidak selalu mengundang. Tugas yang tersisa dari minggu sebelumnya umumnya merupakan prioritas yang harus diselesaikan terlebih dahulu.

Sayangnya, yang Anda harapkan paling mudah ternyata yang paling menantang apalagi jika Anda diminta untuk menemukan ruang kantor yang tersedia pada tanggal yang Anda butuhkan, terjangkau, dengan anggaran terbatas dan bersih.

Sering kali, tugas yang menakutkan ini adalah pemeriksaan terakhir dalam daftar. Untuk perencana meeting room pertama kalinya, masuk akal untuk berpikir bahwa ini akan menjadi langkah termudah untuk merencanakan pertemuan. Ini hal yang paling sulit dicapai, kecuali perusahaan memiliki anggaran terbuka tanpa batasan.

Checklist untuk Suksesnya Meeting Profesional Anda

Lokasi

Pusatkan lokasi meeting di tempat yang strategis bagi para peserta meeting. Jika mereka bepergian, pastikan lokasi pertemuan mudah ditemukan di luar jalan raya. Hanya karena jaraknya beberapa menit dari jalan raya, bukan berarti akan mudah ditemukan.

Tanggal

Amankan tanggal pertemuan Anda segera. Dalam banyak kasus, ketersediaan tanggal adalah penyebab utama menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengamankan lokasi dan penjadwalan ulang Anda. Anda harus memiliki dua tanggal sebagai alternatif.

Tarif

Patokan tarif yang mereka berikan harus sesuai dengan biaya anggaran perusahaan. Beberapa tempat mengenakan tarif flat atau ada juga tarif per jam, setengah hari dan sehari penuh. Di tempat yang lebih besar, biayanya termasuk waktu staf dan persiapan pra pertemuan yang mungkin Anda perlukan atau tidak. Juga, Anda akan menemukan banyak yang menawarkan kamar gratis atau bahkan kamar berbiaya rendah, namun, tanyakan tentang pembelian makanan minimum serta jumlah orang yang dibutuhkan.

Peserta

Cari tahu jumlah maksimum orang yang diperbolehkan ruangan. Jika Anda berencana untuk jumlah peserta yang lebih besar, taksir terlalu tinggi ukuran ruangan Anda. Semakin banyak orang yang hadir, semakin hangat ruangan itu.

Privasi

Klien Anda layak mendapatkan perhatian dan interupsi Anda dari staf, acara di luar, pintu geser tidak melindungi informasi berharga Anda.

Tampilan

Pertimbangkan ukuran tampilan Anda. Presentasi tampilan Anda dapat secara signifikan mengurangi jumlah peserta sekitar 10 atau lebih, tergantung pada presentasi Anda.

Fasilitas

Cari tahu apa saja yang termasuk dan jika ada biaya tambahan jika Anda lupa membawa sesuatu. Tanyakan apakah mereka memiliki wi-fi yang dilindungi kata sandi, kopi dan teh, stan presentasi, taplak meja, peralatan teknologi, biaya salinan tambahan, kemampuan konferensi video, dll.

Katering/Makanan

Banyak tempat yang tidak mengizinkan makanan dari luar dibawa masuk. Jika mereka harus menyediakan makanan di tempat, tanyakan biaya makanan per orang dan apa saja yang termasuk dalam menu.

Akomodasi Semalam

Jika Anda memesan kamar, tanyakan apakah ada biaya gratis atau diskon untuk menggunakan ruang konferensi di tempat.

Pemesanan Ganda

Konfirmasikan kebijakan pemesanan. Anda ingin memastikan kamar yang Anda pesan adalah kamar yang akan Anda gunakan.

Kebijakan Pembatalan

Anda harus menanyakan apakah mereka memiliki kebijakan pembatalan mengenai keadaan jika terdapat cuaca buruk dan darurat,  dsb. Apakah terdapat denda jika terjadi pembatalan?

Pra-Kunjungan

Jika Anda memiliki kesempatan untuk mengunjungi tempat pertemuan Anda, lakukanlah. Anda tidak bisa hanya menilai dari foto dan tampilan saja namun Anda harus juga harus bisa merasakan segala sesuatu mulai bau, kebisingan, dan gangguan luar lainnya.

Ada lusinan lokasi pertemuan yang tersedia untuk acara, tetapi mengamankan satu untuk memaksimalkan anggaran dan harapan Anda dapat menjadi tantangan. Dalam beberapa kasus, biaya kamar terkadang bisa melebihi keuntungan dari bisnis yang aman. Saat merencanakan pertemuan, yang terbaik adalah menghubungi tempat profesional yang berspesialisasi dalam layanan pertemuan dan pelatihan.

Jangan lupa untuk cek ulang kembali dan pastikan checklists sudah rampung dan tidak ada yang kurang. Apakah Anda sedang mencari ruang pertemuan atau meeting room, The Ambengan Tenten menyediakan ruang meeting room dengan fasilitas lengkap untuk segala jenis pertemuan yang ingin Anda laksanakan.