10 Cara Menuju Rapat yang Efektif

 In News

10 Cara Menuju Rapat yang Efektif – Rapat adalah bagian integral dari bisnis dan kehidupan sosial. Selama Anda hidup, Anda mungkin pernah menghadiri pertemuan formal dan informal sepanjang hidup Anda. Rapat berbeda-beda berdasarkan tujuan rapat dan juga pokok bahasan yang ada (agenda). Itu bisa berupa tanya jawab singkat atau pertemuan curah pendapat atau perencanaan yang panjang. Terlepas dari sifat rapat, cara Anda merencanakan dan menjalankan rapat memengaruhi efektivitas dan dampak rapat.

10 Cara Menuju Rapat yang Efektif

Tujuan atau Sasaran Rapat Yang Efektif

Rapat yang terjadi tanpa tujuan khusus yang ditetapkan sebelumnya akhirnya membahas apa pun yang ingin dibicarakan oleh siapa pun. Sebuah agenda harus diedarkan sebelum pertemuan daripada agar orang-orang diberitahu dalam pertemuan mengapa mereka ada di sana. Agenda memiliki poin diskusi, alokasi waktu dan dalam beberapa kasus orang yang mempresentasikan poin tersebut. Orang ingin merencanakan apa yang harus disumbangkan dan mereka akan tahu bacaan apa yang perlu mereka lakukan. Begitu mereka berada dalam rapat, saatnya untuk berkontribusi bukan lagi. Jika tujuannya tidak jelas, setiap orang yang hadir bertanya pada diri sendiri pertanyaan seperti “Apakah saya perlu berada di sini? Mengapa saya ada di pertemuan ini?” Lain kali pertemuan serupa diadakan, orang-orang secara kreatif menghindarinya. Saat tujuan dinyatakan, orang akan kesulitan menggunakan rapat untuk menyelesaikan skor.

Perjelas Daftar Peserta

Pernahkah Anda menghadiri pertemuan di mana Anda merasa tidak pada tempatnya? Pertemuan di mana Anda sampai di sana dan bahkan tidak bisa menyumbangkan sepatah kata pun kecuali mendengarkan orang lain berbicara. Mungkin itu adalah pertemuan dengan karyawan senior dan Anda adalah satu-satunya junior. Mungkin setiap orang diberi slot waktu dan Anda tidak punya ruang dalam agenda. Saya telah cukup menghadiri ini dan itu membuat frustrasi dan malu. Jika Anda yang merencanakan pertemuan, berhati-hatilah dengan siapa yang seharusnya datang dan berkontribusi pada subjek mana jika tidak, Anda melukai orang tanpa sadar. Saat seseorang merasa bahwa mereka mungkin ada di sana karena kesalahan, kecil kemungkinan Anda akan mendapatkan kontribusi yang berarti dari mereka.

Disiplin Dengan Waktu Dan Item Agenda

Saat Anda menyatakan dalam agenda Anda bahwa rapat Anda akan berdurasi satu jam, pantau dengan baik bagaimana rapat berlangsung sehingga semua bisnis utama Anda tercakup dalam waktu yang dialokasikan. Orang-orang akan datang ke pertemuan setelah membuat komitmen lain untuk waktu setelah pertemuan. Begitu Anda terbiasa tidak memulai dan mengakhiri tepat waktu, orang akan menganggap remeh rapat dan bahkan tidak hadir. Jika item agenda memang memerlukan debat dan diskusi lebih lanjut, yang terbaik adalah menghormati alokasi waktu dan menjadwalkan pertemuan terpisah lainnya untuk menyelesaikan agenda.

Menetapkan Ketertiban Dan Kewibawaan

Ketua memimpin dan memandu diskusi. Setiap orang berbicara melalui ketua atau akan terjadi kekacauan total karena setiap orang dapat berbicara pada waktu yang sama. Ketua memastikan bahwa setiap orang tetap relevan tanpa penyimpangan atau elaborasi berlebihan. Urutan pertemuan adalah Sambutan, Menerima Permintaan Maaf, Meninjau Risalah Pertemuan Sebelumnya, Membahas Hal-hal yang Muncul dari pertemuan sebelumnya, Membahas Agenda Bisnis Baru, Membahas Bisnis lain yang terkait dengan apa yang dibahas kemudian mengkomunikasikan tanggal pertemuan berikutnya. Untuk memimpin dan memandu rapat secara efektif, ketua harus merupakan orang yang mengetahui rapat dengan baik, sangat terbuka terhadap kontribusi orang-orang dengan tetap memiliki objektivitas yang tinggi, tegas dan disiplin untuk berpegang teguh pada agenda dan melatih kebijaksanaan atau diplomasi dalam menghadapi berbagai jenis orang yang hadir.

Ambil Risalah Dengan Rencana Tindakan Yang Jelas

Setiap pertemuan harus memiliki pencatat menit. Risalah menjadi catatan resmi jalannya rapat. Orang pertama yang mendapat berita acara adalah ketua, yang dapat meminta dilakukannya perubahan berita acara sebelum peredaran resmi dilakukan. Pada umumnya risalah harus mencantumkan tempat rapat, tanggal, waktu mulai dan selesai rapat dan yang lebih penting adalah daftar setiap orang yang hadir, yang menyampaikan permintaan maaf dan yang memilih untuk tidak hadir meskipun mereka tahu. tentang pertemuan itu. Sebagian besar risalah terdiri dari tabulasi item diskusi (masalah utama dan hasil), keputusan yang dibuat, rencana aksi yang disepakati, orang yang bertanggung jawab untuk setiap rencana aksi dan terakhir tanggal jatuh tempo atau tenggat waktu yang disepakati.

Mendistribusikan Risalah Tepat Waktu

Setelah risalah disetujui, risalah harus diedarkan dalam waktu 2 hari setelah rapat. Ini karena isu-isu tersebut masih segar di benak orang-orang yang hadir. Ketika mereka mendapat menit, mereka lebih mampu mencatat rencana tindakan apa pun di mana mereka terlibat. Orang yang berbeda memerlukan menit dalam format yang berbeda. Sementara beberapa lebih suka melalui email, yang lain lebih suka salinan cetak dan dikirim. Ketika risalah diterima, seseorang harus mencatat kesalahan atau kesalahan ketik. Ini dapat disorot sebelum menit diadopsi sebagai catatan yang benar.

Libatkan Semua Orang Yang Hadir

Penting untuk memastikan bahwa setiap orang yang menghadiri rapat memberikan kontribusi dalam diskusi. Dalam pertemuan-pertemuan, beberapa anggota mungkin mengemukakan masalah-masalah yang berkaitan dengan bidangnya. Sebagai tim Anda mengidentifikasi sifat masalah, meminta opsi, Anda kemudian memilih opsi yang menurut Anda paling cocok dan nyaman, sebagai tim Anda mengambil keputusan dan jika perlu Anda melakukan brainstorming secara singkat sehingga Anda muncul dengan kreatif. dan ide-ide inovatif. Dalam seluruh proses Anda memastikan Anda membuat semua orang berpartisipasi. Bukan untuk orang yang hadir untuk menawarkan solusi untuk tantangan yang mereka hadapi. Orang-orang yang hanya menghadiri rapat untuk menambah jumlah tanpa kontribusi harus diidentifikasi dan ketua dapat berbicara dengan mereka secara pribadi untuk memastikan mereka lebih bermanfaat dalam diskusi di masa mendatang. Hindari membuat pertemuan tentang satu orang. Mereka yang sangat vokal harus diatur agar orang lain tidak terintimidasi.

Persiapan Menghasilkan Keunggulan Dalam Rapat

Hindari selalu menjalankan rapat yang tidak dijadwalkan dengan baik. Rapat yang datang secara dadakan tidak seharusnya menjadi cara standar untuk mengadakan rapat. Orang datang tanpa persiapan dan karenanya ini menjadi cara lain untuk membuang waktu atau cara lain untuk menghindari pencapaian tujuan hari ini. Saat Anda memberi orang pemberitahuan yang memadai tentang rapat tersebut, mereka mencatat tanggal dan memblokir waktu istirahat untuk rapat tersebut. Anda tidak dapat menyalahkan orang jika mereka gagal menghadiri rapat karena mereka memiliki pertunangan sebelumnya. Pertemuan dadakan dapat dilakukan dalam keadaan darurat dan di mana orang seharusnya datang dan mendapatkan informasi tidak berkontribusi banyak. Sebagai bagian dari persiapan, peserta harus membaca menit dan membuat catatan. Waktu akan terbuang sia-sia jika semua orang mulai membaca risalah rapat.

Kerahasiaan dan Keamanan Risalah

Adalah tugas setiap penerima risalah untuk memastikan bahwa masalah yang dibahas dalam rapat serta risalah yang dibagikan tidak bocor ke orang yang tidak seharusnya mengetahui rahasia informasi tersebut. Saya telah memperhatikan berkali-kali bahwa ketika informasi yang dibahas dalam rapat diterima oleh pihak lain, hal itu dapat menyebabkan ketidakstabilan dan ketegangan yang tidak perlu dalam organisasi. Anggota yang menghadiri rapat harus menjalankan tanggung jawab dan kedewasaan yang tinggi. Pemimpin tahu bagaimana menyimpan informasi sendiri. Inilah mengapa penting untuk tidak mengundang orang yang tidak seharusnya hadir dalam rapat.

Tetapkan Frekuensi Pertemuan

Saat Anda menetapkan jadwal pertemuan, ini meningkatkan kesiapan dan kesiapan orang untuk pertemuan tersebut. Apakah pertemuan terjadi setiap minggu? Pada hari apa? Apakah itu pertemuan bulanan atau pertemuan tahunan? Jika orang tahu bahwa setiap Selasa pagi mereka mengadakan rapat departemen, bahkan pelanggan yang biasanya menelepon pada waktu itu akan menjadwalkan panggilan mereka sesuai dengan itu. Itu hanya lebih teratur.

Kesimpulan

Rapat yang direncanakan dengan buruk dan terkoordinasi dengan longgar menjadi tugas bagi peserta. Ini adalah seruan sebagian besar profesional bahwa suatu hari mereka dapat menghadiri pertemuan yang memiliki arahan, berusaha mencapai tujuan tertentu dalam batas waktu yang ditentukan. Itulah alasan untuk topik ini. Saya telah menghadiri pertemuan dalam hidup saya di mana saya bertanya-tanya mengapa saya berada di pertemuan itu, bagaimana saya bisa menghabiskan waktu secara produktif di tempat lain dan seterusnya. Apakah Anda memimpin rapat atau sekadar menghadiri rapat untuk berkontribusi, subjek ini akan meningkatkan efektivitas rapat.

whatsapp Rent Office Space
whatsapp Rent Office Space