Jadikan Rapat Anda Produktif

Jadikan Rapat Anda Produktif – Tidakkah Anda membenci pertemuan strategi mingguan itu? Mereka mengunyah sebagian besar pagi Anda dan tidak ada yang tercapai. Tidak ada yang benar-benar berpartisipasi dan semua orang hanya duduk dengan mata berkaca-kaca karena bosan. Meskipun ini adalah keluhan umum di antara karyawan, rapat diperlukan untuk menyatukan sekelompok profesional dan membantu memastikan tercapainya tujuan tertentu. Apakah setiap orang berjalan pergi dengan tujuan dan arah atau perasaan takut karena mereka baru saja menyia-nyiakan pagi hari bergantung pada faktor-faktor kunci ini.

Siapkan Agenda yang Jelas

Agenda diperlukan untuk membuat direktur rapat dan peserta fokus pada tujuan rapat. Dengan agenda yang disiapkan dengan baik, ada awal dan akhir dengan peta jalan yang jelas yang mengarahkan semua orang dari titik A ke titik B. Di awal rapat, segera bahas agenda dan minta semua orang untuk menjaga agar komentar dan pertanyaan mereka tetap terkait saja dengan topik rapat, dengan cara ini tidak ada yang menyimpang dari tujuan rapat. Dalam satu kalimat atau kurang, nyatakan tujuan yang ingin Anda capai di akhir rapat — seperti: “Buat tiga strategi baru untuk meningkatkan penjualan di Perusahaan XYZ”. Tetapkan juga aturan dasar untuk rapat di awal. Apakah Anda mencari partisipasi aktif selama diskusi atau haruskah setiap orang menahan komentar dan pertanyaannya di akhir setiap topik?

Kehadiran

Selektif tentang siapa yang menghadiri pertemuan. Apakah peserta ini pembuat keputusan? Bisakah mereka menerapkan proses atau strategi baru jika disetujui oleh manajemen senior? Untuk meningkatkan partisipasi, pertahankan jumlah peserta tetap rendah. Jika Anda memiliki sekelompok kecil orang yang “tepat”, keputusan penting akan dibuat dengan cepat dan efektif.

Ketepatan Waktu

Setiap orang sibuk dan waktunya sangat berharga. Jika Anda tidak menghargai bahwa tidak ada yang akan menantikan pertemuan Anda. Beri tahu semua orang sebelumnya jam berapa rapat akan dimulai dan jam berapa akan berakhir — dan patuhi itu! Orang yang datang terlambat tidak boleh diakui. Sebagai direktur rapat, Anda bertanggung jawab untuk mengawasi waktu dan menjaga agar diskusi tetap berjalan dengan kecepatan yang sesuai. Jika tampaknya suatu topik memerlukan diskusi lebih lanjut, catat untuk pertemuan nanti hanya dengan pembuat keputusan utama dan tindak lanjuti dengan memo untuk semua orang.

Ringkasan dan Daftar Tindakan

Ini mungkin bahan yang hilang untuk resep rapat yang sukses. Bahkan jika semua orang tertidur selama rapat, ringkasan dan daftar tindakan yang efektif akan menghasilkan rapat yang produktif. Mudah-mudahan, sebagai pemimpin rapat Anda membuat catatan rinci tentang berbagai diskusi, kesimpulan dari setiap topik agenda dan daftar tugas. Di akhir rapat, buka ringkasan dan daftar tindakan. Minta setiap peserta dengan tugas untuk berkomitmen pada tanggal penyelesaian. Dalam waktu 24 jam, bagikan ringkasan tertulis tentang pencapaian pertemuan beserta penugasan, pihak yang bertanggung jawab, dan tanggal penyelesaian.

Pemimpin yang paling efektif belum tentu orang yang paling cerdas, tercepat atau paling halus, tetapi pemimpin yang efektif mampu menyatukan sekelompok orang dengan ide yang berbeda untuk mencapai tujuan bersama. Rapat yang produktif selalu menjadi senjata rahasia bagi para pemimpin yang efektif — gunakan dengan bijak untuk bertemu dengan klien Anda pada ruang rapat di The Ambengan Tenten.