Cara Meeting yang Baik dan Sopan di Kantor

Cara Meeting yang Baik dan Sopan di Kantor – Setiap kantor pasti terdapat meeting rutin baik mingguan, bulanan, maupun tahunan. Saat datang ke meeting karyawan perlu memenuhi tata krama. Terdapat sopan santun yang perlu ditegakkan agar meeting berjalan kondusif dan bisa menjadi sarana evaluasi setiap karyawan demi kemajuan perusahaan.

Beberapa Cara Meeting yang Baik dan Sopan di Kantor

Tidak dapat dipungkiri bahwa pada situasi meeting seringkali suasana berubah canggung. Walaupun berubah canggung karena harus menunjukkan progress yang baik terhadap atasan Anda tetap perlu berbicara dengan sopan. Terdapat beberapa cara yang bisa diterapkan setiap kali mengadakan pertemuan kantor.

1. Selalu Berkata yang Baik

Semakin tinggi jabatan atasan biasanya akan memberikan atmosfer yang semakin menekan. Dalam kondisi tertekan orang bisa menunjukkan karakter yang sebenarnya. Selalu hindari berkata kasar ketika berhadapan dengan atasan. Tak jarang para atasan akan mengkritik habis-habisan performa karyawan.

Namun Anda bisa menjawab kritikan tersebut dengan sejumlah pertanyaan yang nanti bisa bermanfaat untuk performa selanjutnya. Bahkan semua karyawan tidak hanya harus menghindari kata kasar tetapi juga menghindari kata-kata yang berkonotasi negatif.

Setiap karyawan juga perlu untuk menghindari perkataan yang nadanya justru ganti menyuruh atasan. Meskipun sebagian besar kritik disampaikan dengan cara yang tidak membuat nyaman tetapi Anda tetap perlu berbesar hati. Jangan sampai mood justru malah menghancurkan kondisi kantor.

2. Dilarang Menggunakan Gadget

Tidak jarang dalam pertemuan Anda akan dibuat bosan mendengarkan penjelasan karyawan lain. Namun jangan sampai sekalipun bermain smartphone. Meskipun hanya sekedar membalas pesan atau chat tetap usahakan sejarang mungkin. Perlu juga mengubah mode smartphone menjadi silent sehingga bila ada telepon tiba-tiba masuk maka tidak mengganggu suasana pertemuan.

Semua orang yang hadir dalam ruang pertemuan harus fokus mendengarkan penjelasan. Ada baiknya bila sambil membawa note dan mencatat beberapa poin penting. Bermain smartphone justru akan dinilai oleh atasan tidak serius dalam bekerja. Orang yang kebiasaan melakukan ini pasti akan mendapatkan teguran dari atasan yang bisa membuat citra Anda buruk juga.

Bagaimanapun pertemuan kantor penting diadakan sebagai sarana evaluasi agar perusahaan bisa berkompetisi dengan perusahaan lain sejenis. Bayangkan saja bila sebagian besar karyawan tidak fokus dalam evaluasi. Alhasil perusahaan akan kehilangan kesempatan untuk berkembang dan justru terselip oleh perusahaan lain yang berisikan karyawan serius bekerja dan memperbaiki diri.

3. Jaga Nada Bicara Tetap Sopan

Selain menjaga kata-kata yang dikeluarkan dalam berkomunikasi di ruang meeting maka penting menjaga intonasi senetral mungkin. Nada bicara netral menunjukkan perilaku profesionalisme dalam bekerja. Sedangkan nada bicara tinggi justru dapat memancing kemarahan atau pertengkaran dalam ruangan pertemuan.

Berbeda pendapat dalam pertemuan diperbolehkan asalkan tetap dibicarakan secara baik dan sopan. Tentunya tidak ada orang yang berkeinginan menambah musuh bukan. Suatu perusahaan akan kondusif suasananya ketika sesama karyawan selalu sopan dan baik antar satu dengan lainnya.

Tidak perlu mencari musuh karena dunia perkantoran sudah dipenuhi dengan permasalahan. Permasalahan tersebut tidak akan terhenti ketika sudah diselesaikan. Akan selalu datang permasalahan lain yang menguji dan mengasah kesabaran setiap orang yang bekerja.

4. Datang ke Ruang Meeting Tepat Waktu

Sebagian besar negara maju memegang prinsip menghargai waktu. Warga masyarakatnya disiplin dalam melakukan kegiataan sesuai jam termasuk urusan kantor. Datang terlambat merupakan hal yang memalukan dan bisa membuat citra seseorang menjadi buruk.

Meskipun masyarakat Indonesia terkenal suka ngaret ketika diajak janjian, tetapi jangan coba-coba terlambat datang ke meeting. Karyawan yang datang terlambat ke meeting bisa menjadi pelampiasan atasan ketika suasana perusahaan sedang tidak terlalu baik. Walaupun perusahaan sedang pada perkembangan yang baik tetap jangan sampai datang terlambat.

Terlambat datang ke ruang meeting bisa menunjukkan seberapa professional seseorang. Anda perlu menghargai waktu orang lain apabila ingin dihargai juga.

Untuk membuat suasana pertemuan kondusif, tidak ada salahnya mengadakan meeting di luar kantor. Misalkan saja menyewa meeting room di TAT (The Ambengan Tenten). Tempat tersebut menawarkan layanan lengkap dan prima guna mendukung proses meeting berjalan lancar tidak membosankan.