Tips Menciptakan Ruang Meeting yang Nyaman

Tips Menciptakan Ruang Meeting yang Nyaman – Pentingnya ruang meeting kerap diabaikan oleh banyak pemilik usaha. Ruang meeting biasanya sekedar diisi oleh m eja persegi yang panjang atau bulat dan besar, lengkap dengan kursi. LCD juga tersedia, tak lupa pendingin ruangan. Memang, tampaknya hal ini sangat lumrah dan tidak menjadi masalah besar.

Namun, perlu diingat bahwa saat ini kita sedang berada di era digital yang serba cepat. Peserta meeting juga lebih membutuhkan waktu lebih banyak untuk berkreasi. Selain itu, pemimpin rapat juga perlu memberikan presentasi yang lebih menarik, cepat diakses dan mudah disiapkan.

Perlukah Menyewa Ruang Meeting di Luar Kantor?

Tidak semua kantor memiliki lebih dari dua ruang meeting. Perlunya menyewa ruang meeting di luar kantor adalah saat meeting tersebut melibatkan beberapa tamu penting seperti presiden direktur ataupun penyelenggara audit dari kantor induk, misalnya. Tentu, tuan rumah ingin menghadirkan sesi pertemuan yang istimewa

Ruang meeting nyaman bukan sekedar mewah. Memang, pastinya menyenangkan bisa menyewa tempat untuk rapat di ruangan yang serba mewah. Tetapi, tentu anggaran pun perlu diperhatikan. Jangan sampai perusahaan rugi hanya karena anggaran dihabiskan untuk ruang meeting yang menguras budget perusahaan. Ruang meeting yang nyaman dan menyenangkan perlu memiliki kriteria berikut:

1. Lokasi Pas

Lokasi yang tepat dan dapat dijangkau oleh peserta meeting pastinya menjadi hal paling utama. Pastikan lokasi tempat meeting ada di kawasan bisnis sehingga tidak menyulitkan peserta meeting, terutama dari perusahaan lain. Pastikan pula ruangan di dalamnya dilengkapi dengan peredam suara, sehingga suara bising tidak terdengar di ruang rapat meskipun lokasinya terletak di tengah kota.

2. Pilih Tempat Meeting dari Penyedia Properti Terpercaya

Penyedia properti terpercaya biasanya menyediakan ruang meeting yang lengkap dengan apartemen atau hotel. Pengguna jasa dapat dengan yakin menyewa ruang meeting yang pastinya sudah dilengkapi dengan peralatan canggih berteknologi tinggi. Hal ini menjadi faktor utama dalam kenyamanan meeting terlebih untuk mereka yang sudah mempersiapkan presentasi melalui aplikasi terkini.

3. Ruang Lega dengan Furnitur Minimalis

Asal tahu saja, ruangan yang sempit dapat mempengaruhi proses rapat secara keseluruhan. Tentu tidak nyaman apabila meeting dilakukan dengan tempat duduk yang memiliki jarak sangat sempit. Furniture minimalis pun harus dapat mengakomodir para peserta dimana jenis furniture yang digunakan masih dapat memberikan jaminan kenyamanan dengan faktor ergonomis yang baik untuk peserta. Selain itu, furniture minimalis untuk dispenser, coffee maker, dan juga meja hidangan untuk coffee break akan sangat menunjang.

4. Ruangan Yang Environmentally Friendly

Kini banyak ruang meeting yang memaksimalkan jendela dengan ukuran super besar. Hal ini menunjang gerakan green environment dimana penggunaan lampu dapat dikurangi. Penggunaan pelapis kaca film dapat mengurangi panas terik yang dapat menembus kaca sehingga penggunaan pendingin ruangan juga tidak perlu terlalu maksimal.

5. Berteknologi Tinggi

Teknologi tinggi menjadi sarana terpenting dalam penyediaan ruang meeting yang nyaman. Pastinya tidak ada lagi papan putih dengan spidol board marker dengan kerepotan menghapus bahan presentasi yang sebenarnya masih perlu dibaca oleh peserta rapat. Saat ini, semua ruang meeting harus dilengkapi dengan koneksi wifi anti lemot, perlengkapan video conference, dan juga peralatan yang serba nirkabel sehingga ruang rapat terasa nyaman dan lega. Dengan demikian presentasi yang dilakukan dapat langsung diakses siapa saja dalam ruangan dan tersimpan dalam cloud. Dengan demikian, tidak ada lagi proses mencetak hasil notulen rapat.

Ruang Meeting Nyaman Tidak Perlu Mahal

Saat ini, banyak pemilik perusahaan yang memilih untuk menyewa ruang kantor. Ruang kantor yang saat ini banyak disewakan di kota besar menyediakan ruang meeting yang nyaman. Pemilik usaha pun tidak perlu repot mengatur ruang meeting karena semuanya sudah termasuk dengan biaya sewa. Dengan demikian, pemilik usaha dapat lebih fokus pada pengembangan usaha serta pemilihan sumber daya manusia yang kompetitif.

Hal ini berarti, siapapun dapat menikmati ruang meeting yang nyaman tanpa harus mengeluarkan anggaran berlebih. Dengan demikian, produktivitas karyawan meningkat karena mereka dapat memanfaatkan teknologi super cepat dalam menunjang pekerjaan mereka.