Cara Menentukan Tempat Meeting yang Tepat

Cara Menentukan Tempat Meeting yang Tepat – Melakukan kegiatan meeting merupakan hal yang tidak bisa dihindari setiap harinya. Setiap kali perlu melakukan evaluasi maupun membuat perjanjian dengan klien maka semua memerlukan pertemuan. Hanya saja lokasi untuk pertemuan perlu dipikirkan agar menciptakan suasana lebih kondusif. Ketika pertemuan kondusif maka akan diperoleh hasil yang baik dengan waktu yang efisien.

Beberapa Langkah untuk Menentukan Lokasi Meeting

Tidak selamanya para atasan perlu melakukan meeting di ruang yang itu-itu saja. Bisa saja setahun sekali untuk melaksanakan pertemuan keperluan rapat di luar. Pastinya tempat tersebut harus memiliki layanan yang lengkap dan baik. Tidak perlu menyewa restoran termahal guna melangsungkan rapat. Terdapat beberapa cara menentukan lokasi pertemuan supaya semakin kondusif.

1. Tempat Meeting

Tim Anda akan mengadakan pertemuan untuk pengadaan proyek besar dengan klien penting. Klien berasal dari luar kota dan akan datang ke pertemuan melalui bandara. Tidak ada salahnya menyewa tempat pertemuan dekat dengan bandara. Anda juga perlu memikirkan kemudahan transportasi umum.

Hindari juga mengadakan rapat di lokasi yang macet. Tempat yang dimaksud tidak harus berupa restoran mewah asalkan menawarkan pelayanan yang prima dengan suasana cozy. Pastikan sewa tempat rapat disesuaikan dengan profil klien juga. Apakah klien orang yang serius, formal, atau santai. Mengetahui kebiasaan klien dapat membantu mencari lokasi rapat yang kondusif untuk klien.

2. Makanan dan Minuman

Setiap pertemuan harus senantiasa diselingi dengan sajian makanan dan minuman. Sajian makanan tidak boleh berkesan biasa-biasa saja sehingga bisa meningkatkan mood semua orang dalam ruangan rapat. Proses penyajian makanan dan minuman juga tidak boleh menunggu klien sampai kelaparan. Perlu waktu dan kualitas sajian yang tepat.

Ketika mood seseorang meningkat berkat sajian makanan maka kemungkinan besar meeting juga bisa berjalan dengan baik. Apa yang menjadi tujuan Anda dan klien lebih mudah tersampaikan dan sama-sama mencari jalan keluar yang terbaik untuk kedua belah pihak.

3. Sesuai dengan Budget

Tempat meeting yang menawarkan fasilitas lengkap dan sajian menarik tidak harus selalu mahal. Anda tetap perlu menyesuaikan lokasi terhadap kondisi keuangan perusahaan. Sesuaikan juga terhadap proyek yang akan dibahas. Tidak perlu berlebihan dalam menyewa tempat karena tetap masih ada kemungkinan klien tidak deal.

4. Pilih Jenis Tempat Meeting yang Tepat

Anda perlu mengetahui klien datang bersama dengan timnya atau tidak. Apabila datang bersama tim ketahui berapa jumlah pastinya. Jangan sampai menyewa ruang meeting dengan jumlah kapasitas duduk yang kurang. Beberapa jenis tempat rapat ada yang berbentuk U, Board Room, Classroom, Teater, dan lain-lain.

Apabila jumlah tim klien yang datang tidak terlalu banyak dan hanya berkisar 20 orang maka bisa memilih tempat meeting bentuk U maupun Boardroom. Model U memungkinkan orang yang membawakan pembicaraan untuk berdiri dan berjalan di tengah.

Sedangkan pada model boardroom semua orang yang membawakan pembicaraan melangsungkan dengan duduk. Presentasi di ruang boardroom juga bisa dilakukan melalui proyektor. Seluruh presentasi juga tetap bisa tersampaikan dengan efisien.

5. Kebersihan

Setiap tempat rapat harus mengutamakan kebersihan. Tempat yang bersih akan bisa membuat orang yang menggunakan ruangan tersebut menjadi nyaman. Anda perlu survei terlebih dahulu mengenai kebersihan tempatnya melalui internet dan kolom komentar.

Ruang rapat yang bersih dapat membuat orang yang memandangnya jadi lebih rileks. Faktor yang satu ini harus selalu diperhatikan terutama bila Anda tidak berminat untuk memesan tempat rapat di hotel atau restoran bintang lima.

Ada satu tempat yang memenuhi seluruh kriteria tersebut yakni meeting room di TAT (The Ambengan Tenten). Tersedia banyak fasilitas menarik di tempat tersebut seperti parkiran luas, pesan makan dan minuman, taman yang dipenuhi dengan pemandangan serba hijau, dan lain-lain. Lokasi TAT juga cukup strategis yang mana berada di Jalan Imam Bonjol, Denpasar, Bali.

Seluruh fasilitas tersebut dapat membuat siapapun merasakan kenyamanan termasuk klien Anda. Selain itu kami juga banyak menyediakan diskon untuk menu makan dan minum. Guna menunjang keperluan meeting semua orang yang menyewa akan dapat menggunakan internet dengan akses yang cepat yakni 30 MBPS.