Perilaku yang Perlu Dihindari Saat Meeting di Kantor

Perilaku yang Perlu Dihindari Saat Meeting di Kantor – Meeting adalah salah satu hal krusial yang harus dilakukan oleh tim dalam departemen perusahaan. Memang, terlalu banyak melakukan meeting juga tidak akan dapat menghasilkan produktivitas yang diharapkan. Namun demikian, tidak mungkin kegiatan operasional perusahaan dilakukan tanpa meeting, bukan?

Terkadang, banyak karyawan meremehkan pentingnya meeting. Perilaku yang salah dalam sebuah pertemuan penting dan dilakukan oleh beberapa anggota tim ternyata dapat mengganggu produktivitas tim itu sendiri. Apa saja perilaku tersebut?

1. Terlambat

Hal ini paling sering dilakukan oleh masyarakat kita yang menganggap telat lima menit masih lumrah. Padahal, hal ini sangat berpengaruh dengan produktivitas tim bukan? Sering kali meeting dimulai saat anggota tim sudah lengkap. Setelah lengkap, belum tentu pula meeting langsung dimulai. Hal kecil yang diremehkan inilah yang justru mengganggu produktivitas tim secara keseluruhan.

Memang, keterlambatan dalam satu tim yang masih berada di satu kantor mungkin masih bisa ‘dimaklumi’ di Indonesia. Tetapi, bagaimana jika meeting ini harus dilakukan oleh rekan setim yang sebelumnya belum kenal satu sama lain karena sebelumnya tim ini terhubung secara virtual? Terlebih jika meeting ini melibatkan klien dari luar negeri yang sangat menghargai waktu. Bisa jadi, klien atau calon investor dari luar negeri akan mundur teratur jika ‘tuan rumah’; tidak menghargai waktu mereka. Bagi mereka, orang-orang yang terlambat datang ke pertemuan adalah orang yang menganggap waktu mereka lebih penting dibandingkan anggota tim yang datang tepat waktu.

2. Sibuk Dengan Ponsel

Hal ini adalah hal paling ‘lumrah’ kedua bagi masyarakat kita. Jangankan himbauan untuk tidak menggunakan ponsel di meeting, larangan penggunaan ponsel di pesawat pun masih dilanggar. Memang, menggunakan ponsel di meeting tidak membahayakan rekan-rekan setim. Namun, ada dua hal yang akan mengganggu. Pertama, konsentrasi. Peserta meeting yang sibuk dengan ponselnya tentu tidak akan memperhatikan pembicara yang sedang melakukan presentasi atau sedang menyampaikan pengumuman.

Kedua, etika. Hal seperti ini sangatlah tidak sopan, Jika memang harus membawa ponsel ke ruang meeting, biarkan ponsel aktif tetapi pastikan Anda memilih menu ‘silent’. Anda dapat menghubungi kembali kontak yang sempat menelepon Anda. Toh, meeting tidak akan digelar lebih dari enam jam, bukan? Jika Anda sibuk dengan ponsel padahal calon klien Anda sedang berbicara, pasti mereka menganggap bahwa Anda sudah tidak menunjukkan respek terlebih saat baru pertama kali bertemu.

3. Membahas Hal di Luar Topik

Membahas hal di luar topik sangatlah mengganggu dan membuang waktu. Terlebih jika tim belum memiliki penyelesaian akan masalah yang harus dipecahkan segera. Mereka yang membahas hal di luar topik seharusnya meminta izin kepada seluruh anggota tim terlebih dahulu. Dan, pembahasan harus dilakukan setelah masalah pertama selesai dipecahkan. Dengan demikian, rapat dapat berjalan efektif. Pembicara pun harus tegas, dalam hal ini. jika ada pembahasan di luar topik, pembicara dapat memotong dengan sopan sembari mengembalikan pembahasan ke topik yang sedang dibahas.

4. Pasif

Pasif dalam meeting ini masih menjadi salah satu hal yang juga sangat lumrah di kalangan masyarakat Indonesia. Yang lebih parah lagi, kebanyakan mereka yang pasif justru nantinya mengungkapkan ketidakpuasan akan hasil meeting kepada rekan setim. Hal ini justru akan menimbulkan perpecahan dan kesalahpahaman.

5. Tidak Siap dengan Materi dan Perlengkapan

Terkadang, ada jenis-jenis meeting yang mewajibkan setiap anggota tim untuk menghadirkan presentasi. Hal ini terutama pada rapat bulanan dimana setiap kepala departemen harus mempertanggungjawabkan semua yang sudah dilakukan oleh departemen mereka. Mereka yang tidak siap dengan materi dianggap meremehkan semua anggota tim yang sudah mempersiapkan semua materi dengan baik.

Perlu juga diperhatikan kesiapan untuk menjalankan perangkat dengan teknologi terkini. Disinilah pentingnya persiapan dini untuk memastikan bahwa peserta rapat dapat menjalankan perangkat dengan benar. Alangkah baiknya sebuah tim melakukan rapat dengan menggunakan sarana memadai.

Lima perilaku tersebut diatas terkesan sangat biasa dan terkadang menjadi hal yang lumrah. Padahal, apabila dibiarkan terus menerus, maka penurunan produktivitas tidak dapat dihindarkan. Tidak heran saat ini banyak perusahaan besar yang menyewa tempat khusus untuk rapat yang dilengkapi dengan fasilitas memadai. Peserta nyaman, meeting pun lancar karena ditunjang fasilitas lengkap dan mewah.